Laiko planavimas – gyvenimo kokybės rodiklis

Planas
Planas
  © Photos.com

Ką tik nuvažiavo jūsų autobusas. Nespėjote į susitikimą. O ir darbas, kurį turite šiandien atiduoti savo viršininkui, liko neatliktas? Kad taip neatsitiktų ir dar liktų laisva viena kita valandėlė, reikia planuoti laiką. Remiantis specialistų patarimais, tai daryti visai nesudėtinga. Laiko planavimo, jo privalumų ir taisyklių paslaptis Alfa.lt skaitytojams išduoda AB „Invalda“ grupės nekilnojamojo turto sektoriaus personalo vadovė Inga Jermakovienė ir nepriklausoma verslo konsultantė, lektorė Liana Mogišaitė.

Svarbus ne visiems

reklama

Kiekvieną dieną mums suteikiama 86400 sekundžių tam, kad įgyvendintume savo planus. Kaip bus išnaudotas šis laikas, priklauso nuo kiekvieno žmogaus – vieni jį tiesiog iššvaisto, kiti – planuoja ir panaudoja racionaliai. Anot I. Jermakovienės, laiko planavimas svarbus ne visiems. „(Jis – Alfa.lt) svarbus tik tiems žmonėms, kurie nori kuo daugiau gyvenime pasiekti“, – teigia pašnekovė.

Darbus planuojantiems žmonėms svetimi posakiai „užmušti laiką“, „šiaip taip pratempti laiką“. Turėdami laisvą valandėlę tokie žmonės netinginiauja, o investuoja į savo siekius – mokosi, plečia ryšius, bendrauja, dirba... Be to, pasak L. Mogišaitės, planuojant laiką itin pagerėja gyvenimo kokybė, nesijaučiame pavargę, atsiranda galimybė žvelgti į aplinką plačiau ir matyti daugiau nei įprastai.

Reikia įveikti iššūkį

Pasak L. Mogišaitės, didžiausiu iššūkiu, planuojant laiką, galima laikyti drausmės ugdymą. „Tai iš tiesų nėra taip paprasta, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Greičiausia pastebite, kad iš vakaro dažnai sau pasakote: „Rytoj atsikelsiu 30 minučių anksčiau, neskubėdamas papusryčiausiu, į darbą išvažiuosiu dešimčia minučių anksčiau, taip aplenksiu spūstis ir nors kartą kaip žmogus pradėsiu darbo dieną.“

O ryte viskas apsisuka 180 laipsnių kampu, kai nevalingai spaudote žadintuvo mygtuką zyzdami: „Dar dešimt minučių, na, dar penkias, dar truputėlį...“ Galiausiai išsikrapštote iš lovos, ir jau tuomet kartojasi kiekvieno ryto istorija, kai nieko nespėjate. Tokią kasdien daugumai iš mūsų nutinkančią situaciją piešia L. Mogišaitė. Anot kitos pašnekovės I. Jermakovienės, įveikę šią problemą sunkumų nebeturėsite, nebent nemokėsite susidoroti su laisvalaikiu ir jį tiesiog iššvaistysite be reikalo.

Trukdo įsitikinimai

„Laiko visi turi vienodai (24 valandas per parą – Alfa.lt). Viena klaida yra netinkamas laiko planavimas. Bet ne tik tai. Ne mažiau svarbūs yra prioritetai. Paprastai laiko neturime tiems darbams ar įvykiams, kurie mums nėra malonūs“, – mano I. Jermakovienė.

Ieškoti pavyzdžių toli nereikia. Tarkime, vienas ne itin artimas bičiulis kviečia jus į gimtadienį. Anot I. Jermakovienės, jūs galvojate, kad mielai eitumėte, bet giliai širdyje jaučiate, kad vakarėlyje susirinks neįdomūs žmonės, bus šnekama jums neaktualiomis temomis, todėl vidinė nuojauta šnabžda, kad tai bus tik tuščias laiko gaišimas. Ką daryti tuomet? Greičiausiai išsisuksite mandagiai pasakę: „Labai norėčiau, bet neturiu laiko, dirbsiu.“

Specialistė tuoj pat kviečia įsivaizduoti ir kitą situaciją. Anot pašnekovės, jeigu žinotumėte, kad rengiamame vakarėlyje susirinks ypatingi žmonės, jūs rastumėte būdą, kaip dalyvauti šventėje – darbą atliktumėte vėlų vakarą arba savaitgalį.

Šie pavyzdžiai tik įrodo, kad ne visada patys įsisąmoniname, kad kažko nenorime daryt, dažnai mums atrodo, kad tikrai neturime laiko, bet pasąmonė veikia visai kitaip.

Planavimo tendencijos kinta

Sena kaip pasaulis taisyklė – pasakyti lengviau nei padaryti. Pasak L. Mogišaitės, dažnai niekas neprieštarauja tam, kad turėtų daugiau laisvo laiko, bet ne visuomet linkę naudotis būdais, kuriais jo siekiama. „Kai pasakai, kad yra toks ir toks būdas, dažnai išgirsi: „Jau bandžiau tai prieš pusmetį“ arba „kolegai taip ir nepavyko to įgyvendinti“, – dalijasi prisiminimais L. Mogišaitė.

Specialistė tokius nutikimus aiškina nuolat kintančia laiko planavimo sistema. Ją derėtų tobulinti atsižvelgiant į kelis dalykus. Visų pirma ji keičiama kas dveji metai dėl didėjančio informacijos srauto, kartais tai gali būti daroma ir dažniau. Taip pat laiko planavimą lemia ir pareigų paaukštinimas, naujos kolegos komandoje, taip pat darbo ar įmonės struktūros kaita.

Tinkamai suplanuota diena

Anot I. Jermakovienės, tinkamai suplanuotą dieną sudaro 35 proc. skubių ir svarbių darbų, 30 proc. skubių, bet nesvarbių darbų ir 25 proc. svarbių, bet neskubių darbų. „Jeigu darbas yra neskubus ir nesvarbus, gal verta pagalvoti, ar iš viso verta jam skirti laiko“, – patikslina pašnekovė. Na, ir 10 proc., anot jos, dera palikti laiko nenumatytiems, staiga atsiradusiems darbams – jeigu susiplanuosime visą dienotvarkę nepalikdami laisvo laiko, nenumatyti darbai sugriaus visą dienos planą.

L. Mogišaitė pateikia detalesnį planą, kaip turėtų atrodyti tinkamai suplanuota diena. Anot jos, reikėtų ateiti į darbą 15 minučių anksčiau, kad iki 8 val. (jei jūsų darbas prasideda nuo 8 val. – Alfa.lt) spėtumėte peržvelgti laikraščius arba naujienas internete. „Tuomet galite pereiti prie iš vakaro sudaryto dienos plano ir, kaip sako L. Mogišaitė, išjungti „automatinį mąstymą“. Tai reiškia, kad prieš atlikdami kokį nors darbą pagalvokite, kaip lengviausiai su juo galima susidoroti?

„Jei susitinkate su pavaldiniais ar kolegomis dėl projekto eigos nesklandumų, paprašykite, kad jie į susitikimą ateitų sugalvoję bent du šios problemos sprendimus. Tuomet jūs negaišite laiko veltui, bandydami surasti, kas nagrinėjamoje situacijoje yra kalčiausias, o konstruktyviai aptarsite kiekvieno iš pasiūlymų stipriąsias ir silpnąsias savybes. Laiko sąnaudos itin sumažės, o ir jausmas, kad praleidome laiką ne veltui, pradžiugins“, – pataria L. Mogišaitė. Anot pašnekovės, taip iki pietų, kai darbingumas yra didžiausias, padarytumėte svarbiausius darbus.

Po pietų jau galite imtis kitų susitikimų, ne tokių svarbių darbų – tuomet atlikti itin svarbius ir dėmesio reikalaujančius darbus sunkiau. Prieš ruošiantis namo reiktų apžvelgti dieną ir susirašyti rytojaus darbus, kaip sakoma, „išmiegoti su mintimis“. Tada greitai pastebėsite, kad ryte jau turėsite sprendimą, kaip darysite vieną ar kitą darbą.

Planuoti raštu?

Patariama planuotis raštu. Taip atlaisviname savo protą nuo nuolatinės įtampos – „kad tik nepamirštume“. Taip pat, anot I. Jermakovienės, lengviau įsimename tai, ką užsirašėme, ir tarsi iš anksto užprogramuojame save darbui atlikti. Patariama skubius ir svarbius darbus užsirašyti raudonai, vidutinio svarbumo ir skubos – žaliai, o laisvą laiką pažymėti mėlynai. Taip, pasak specialistės, lengviau save nuteikti prioritetiniams darbams, ypač kai jie nėra malonūs.

L. Mogišaitės nuomone, planuotis galima ne tik raštu – svarbiausia išbandyti kelis metodus ir išsirinkti tinkamiausią sau.

Pagrindinės planavimo taisyklės

Tam, kad visas planas detaliai būtų įvykdytas, anot I. Jermakovienės, pirmiausiai reikia bent pradėti planuoti. „Laiko planavimas yra išugdomas. Kuo dažniau planuoji, tuo labiau išugdai laiko pojūtį. O tie, kurie turi gerai išugdytą laiko pojūtį, tiesiog suspėja viską laiku atlikti,“ – įsitikinusi I. Jermakovienė.

L. Mogišaitė pateikia ir daugiau patarimų, kaip susiplanuoti laiką taip, kad viskas būtų įvykdyta. Anot jos svarbu realiai įvertinti savo galimybes ir nereikalauti iš savęs per daug. Bet yra ir dar kelios taisyklės, kurias dera atsiminti planuojant laiką.

Nepersistenkite! Neplanuokite visų aštuonių valandų arba daugiau tikėdamiesi, kad viską pavyks įgyvendinti. „Deja, dažniausiai taip nenutinka ir vėl save dėl to graužiame sakydami, kad mums geriau išvis neplanuojant laiko“, – Liana Mogišaitė.

Darbingi ne visą dieną. Anot pašnekovės, per dieną esame maksimaliai darbingi ne visą laiką, o tik keturias ar šešias valandas per dieną. „Pavyzdžiui, jei esate „vyturys“, dažniausiai esate darbingas iš ryto, o po pietų jau sunkiau dirbti ir pastangų atlikti tuos pačius darbus reikia vos ne dvigubai daugiau. Todėl planuoti dienotvarkę reikėtų taip, kad iki pietų atliktumėte visus daug pastangų reikalaujančius darbus, o po pietų ne tokius reiklius darbo (reikalus – Alfa.lt). Tačiau dažnai pastebėsime, kad susitikimus mėgstame organizuoti pirmoje dienos pusėje. Jei esate darbingiausias pirmoje dienos pusėje, čia ir yra viena didžiausių jūsų klaidų“, – tvirtina L. Mogišaitė.

Anot jos, susitikimui nereikia skirti maksimalaus tos dienos darbingumo laiko, todėl klaidinga bandyti paskirti visus susitikimus pirmoje dienos pusėje. Taip susiplanavę laiką grįžę į darbą greičiausiai sulauksite ne vieno skambučio ar elektroninio laiško, tuomet imsite simuliuoti dėl to, kad darbingumas jau bus sumažėjęs, o darbų laukia begalė. Tuomet greičiausiai patrauksite gerti kavos, o tuo pat metu bendraudami su kolega. To rezultatus nesunkiai galime nuspėti...